Een goede secretaresse is voor iedereen met een veelvragend beroep onmisbaar. Een secretaresse die haar vak verstaat zal altijd paraat staan, iedere afspraak goed plannen en misschien zelfs voorbereiden. Toch kost een secretaresse ook het nodige aan geld en ben je helemaal onthand wanneer hij of zij ziek is.
De afgelopen jaren is daar opeens voor in de plaats gekomen de VA, oftewel de Virtual Assistent. Eigenlijk hetzelfde als een secretaresse, maar dan op afstand. Dit kan voor sommige mensen nét de ondersteuning bieden wat ze nodig hebben, maar in sommige gevallen is het juist weer niet goed van toepassing. Of jij een VA of een secretaresse nodig hebt? Lees snel verder.
De klassieke secretaresse
Een klassieke secretaresse is een representatieve medewerker die de agenda beheert van een manager, CEO of directeur. Maar naast het agendabeheer doen ze ook andere zaken; van het halen van koffie tot het voorbereiden van vergaderingen. Het is vaak in goed overleg tussen een CEO of de manager en de secretaresse wat de werkzaamheden zijn.
Maar vaak heeft de secretaresse ook een zeer representatieve rol. Hij of zij doet ook de ontvangst van externe gasten en maakt alvast een praatje wanneer de manager nog even bezig is. Maar nu er meer hybride gewerkt wordt lijkt dit component te veranderen. Toch kan een secretaresse ook perfect thuiswerken, wanneer een manager dat ook doet.
Het enige wat hierbij belangrijk is, is dat het op elkaar afgestemd is qua werkdagen thuis en op kantoor. Daarnaast is gebruikmaken van de juiste technologie aan te raden. Kies voor cloud telefonie zodat je zeker weet dat de telefoonlijnen goed doorgeschakeld worden, en er met dezelfde klantvriendelijkheid worden opgenomen zoals dat op kantoor gebruikelijk is. Daarmee kun je dus de klassieke secretaresse ook gebruiken als een hybride secretaresse.
De VA
Dan de VA, dit is vaak een ZZP’er die je op uurbasis kunt inhuren. Het grootste verschil met een secretaresse is dat een VA op afstand zit en dit ook alléén op afstand doet. Daarnaast hebben ze soms verschillende klanten en is een VA dus minder toegewijd tot één manager/CEO dan dat een secretaresse is.
Het persoonlijke aspect is dus een stuk minder en de service zal beperkter zijn. Dit neemt niet weg dat een VA een perfecte tussenoplossing kan zijn. Hij of zij kan de telefoon opnemen en stukken verzamelen wanneer je zelf druk bent.
Het fijne aan een VA is vaak ook dat je hem of haar voor een aantal uren inhuurt, en je daar dus ook relatief eenvoudig weer afscheid van kan nemen. Geen vaste contracten of andere beperkingen.
Kortom, het ligt aan je behoefte wat voor jou de beste oplossing is. Wil je iemand die jou goed kent en ook dedicated voor jou aan de slag is? Dan is een secretaresse een perfecte oplossing. Deze kunnen zowel life als op afstand jou altijd van de beste service en ondersteuning voorzien.
Een VA is een mooie achtervang of tussenoplossing wanneer je een specifieke behoefte hebt of nog beginnend bent als ondernemer. Beide zijn in ieder geval verademing wanneer je zelf druk bent met je eigen werkzaamheden.
